Contrato de encargo del tratamiento

Este contrato regula el tratamiento de datos personales que Recepción24 hace por cuenta del cliente, conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Forma parte de las condiciones del servicio, y el cliente lo acepta al darse de alta.

1. Las partes

• Responsable del tratamiento: el cliente, es decir, la empresa o el profesional que da de alta su negocio en Recepción24.
• Encargado del tratamiento: Profesional Marketing and Technologies, S.L. («Recepción24»), con NIF B83796813 y domicilio social en Calle Peñalara, 3, 28224 Pozuelo de Alarcón (Madrid).

2. Objeto, duración y finalidad

Recepción24 trata datos personales con una única finalidad: atender las llamadas del negocio del cliente, recoger los recados y ponerlos a su disposición. El tratamiento dura lo que dure el servicio y, después, el tiempo necesario para entregar una copia de los datos y borrarlos, según el apartado 8.

3. Interesados y datos

• Interesados: las personas que llaman al negocio del cliente, y las personas de las que hablen en la llamada.
• Datos: el número de teléfono desde el que llaman, su voz, lo que dicen en la llamada y los datos que dan para el recado, como el nombre, un teléfono de contacto, una dirección o el motivo de la llamada.

El servicio no está pensado para tratar categorías especiales de datos, como los de salud. Si quien llama los menciona aunque nadie se los pida, quedan en la transcripción y en la grabación, y se tratan con las garantías de este contrato.

4. Qué hace Recepción24 con los datos

• Recibe la llamada.
• Transcribe la llamada, porque la recepcionista necesita la transcripción para contestar.
• Graba la llamada, salvo que el cliente haya desmarcado en su panel la casilla «Grabar las llamadas».
• Prepara las respuestas de la recepcionista con un sistema de inteligencia artificial.
• Conserva la transcripción de cada llamada, su grabación si la llamada se graba y su recado si lo hay. Se los muestra al cliente en su panel.
• Manda el recado al cliente por correo electrónico.

Recepción24 no usa estos datos para fines propios ni para entrenar sistemas de inteligencia artificial.

5. Obligaciones de Recepción24

Recepción24 se obliga a lo siguiente:

• Tratar los datos solo según las instrucciones del cliente. El cliente da sus instrucciones al aceptar las condiciones del servicio y al configurar su recepcionista en el panel. Si Recepción24 considera que una instrucción infringe la ley, se lo comunicará al cliente.
• Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos se hayan comprometido a respetar la confidencialidad. El personal de Recepción24 solo consultará las transcripciones, las grabaciones y los recados para comprobar que el servicio funciona, corregir fallos y ayudar al cliente cuando lo pida.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas. Los datos viajan cifrados y se guardan cifrados, el acceso está restringido y se hacen copias de seguridad.
• Ayudar al cliente a responder a los interesados que ejerzan sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad. Si un interesado se dirige a Recepción24, esta se lo comunicará al cliente.
• Comunicar al cliente cualquier violación de la seguridad de los datos sin dilación indebida y, a más tardar, 48 horas después de haber tenido constancia de ella. La comunicación incluirá la información que el cliente necesite para cumplir sus propias obligaciones.
• Ayudar al cliente, cuando lo pida, en las evaluaciones de impacto y en las consultas previas a la autoridad de control.
• Facilitar al cliente la información necesaria para demostrar que Recepción24 cumple este contrato. Recepción24 permitirá auditorías, con un preaviso de 30 días y como máximo una vez al año.

6. Subencargados

El cliente autoriza a Recepción24 a contar con estos subencargados:

• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Azure). Guarda las transcripciones, los recados y las grabaciones que el cliente consulta en su panel, y envía los correos. Sus centros de datos están en la Unión Europea, en los Países Bajos.
• Telnyx LLC. Establece la llamada, la transcribe y pone la voz de la recepcionista. Graba la llamada, salvo que el cliente haya desmarcado la casilla «Grabar las llamadas». Tiene su sede en Estados Unidos. Recepción24 guarda una copia de cada grabación en Microsoft Azure y después borra la de Telnyx. La lista de los subencargados de Telnyx está en telnyx.com/legal/subprocessors (en inglés).
• Anthropic Ireland, Limited. Su sistema de inteligencia artificial prepara las respuestas de la recepcionista, y para eso recibe la transcripción de la llamada. Anthropic guarda una copia de esa transcripción en Estados Unidos y la borra en un plazo máximo de 30 días. No puede usarla para entrenar sus sistemas.
• Cloudflare, Inc. Protege el panel frente a ataques. Tiene su sede en Estados Unidos.

Recepción24 impone por contrato a cada subencargado las mismas obligaciones de protección de datos que asume aquí, y responde ante el cliente de que las cumpla.

Antes de añadir o cambiar un subencargado, Recepción24 se lo comunicará al cliente por correo con 30 días de antelación. Si el cliente se opone, podrá darse de baja.

7. Transferencias internacionales

Telnyx, Anthropic y Cloudflare pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Esas transferencias de datos se amparan en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.

8. Conservación y fin del servicio

Recepción24 conservará las transcripciones, las grabaciones y los recados mientras dure el servicio y durante los 30 días siguientes a su fin, para que el cliente pueda consultarlos en su panel. El cliente puede pedir en cualquier momento, escribiendo a info@recepcion24.com, que se borre una llamada, con su transcripción, su grabación y su recado.

El servicio termina con la suscripción o, si el cliente no llega a contratarla, con la prueba gratuita. Durante los 30 días siguientes, el cliente podrá pedir, escribiendo a esa misma dirección, una copia de las transcripciones, las grabaciones y los recados de su negocio. Pasado ese plazo, Recepción24 los borrará, salvo los que la ley obligue a conservar.

9. Obligaciones del cliente

El cliente, como responsable del tratamiento, se obliga a lo siguiente:

• Tener una base jurídica para tratar los datos de los interesados, e informarles de ese tratamiento.
• Dar a Recepción24 instrucciones conformes a la ley.
• Mantener el aviso de inteligencia artificial en el saludo, o informar de otro modo a quien llama, como prevén las condiciones del servicio.
• Atender las solicitudes de los interesados que ejerzan sus derechos.

10. Responsabilidad

Frente a los interesados y a la autoridad de control, cada parte responde de los daños que cause por incumplir el RGPD, en los términos de su artículo 82. Lo que el cliente pueda reclamar a Recepción24 queda sujeto al límite de responsabilidad de las condiciones del servicio.