Qué contarle a tu recepcionista con IA sobre tu despacho

Dónde está

Entra en tu panel de Recepción24 y abre la pantalla de tu recepcionista. Debajo de «Ajustes» está el apartado «Tu despacho». Mientras te falte alguno de los tres pasos para ponerla en marcha (la llamada de prueba, la suscripción y el desvío), los pasos van primero y «Ajustes» queda debajo. Al abrir «Tu despacho» aparece este texto: «Lo que Marta sabe de tu despacho sale de lo que escribas aquí. Puedes cambiarlo cuando quieras».

En esta guía la recepcionista se llama Marta, el nombre que tiene al darte de alta, y el despacho del ejemplo es Fincas Garrido. Vamos campo por campo.

El nombre de tu recepcionista

En tu panel, el campo se llama «Nombre de tu empleado virtual». Con este nombre se presenta. Al atender una llamada dice: «Fincas Garrido, le atiende Marta, asistente con inteligencia artificial. ¿En qué puedo ayudarle?». Puedes dejar Marta o escribir otro nombre, de 40 letras como mucho.

Horario del despacho

Los días y las horas en que abre el despacho. Cuando un vecino pregunta a qué hora puede pasar o llamar, Marta le dice el horario que escribas aquí.

De lunes a viernes, de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00. En agosto, solo de 9:00 a 14:00.

Cómo contactan los vecinos con el despacho

El correo del despacho y, si recibe visitas, su dirección. Marta da esta información a quien se la pide.

Correo: despacho@fincasgarrido.es. Despacho: calle Mayor 12, 1.º A, Alcalá de Henares. Visitas con cita previa.

Qué decir a un vecino en una urgencia

Marta decide ella sola si una llamada es una urgencia: una fuga de agua, alguien encerrado en el ascensor. Cuando lo es, apunta el recado al momento, con la palabra URGENTE delante, y le dice al vecino lo que escribas aquí, con estas mismas palabras. Si hay personas en peligro, antes le dice que llame al 112.

Si es una urgencia, llame al teléfono de asistencia del seguro de su comunidad. El despacho recibe ahora mismo su recado.

Si además quieres que te pase la llamada, escribe un móvil o un fijo en el apartado «Transferir a una persona», que está en «Ajustes», debajo de «Tu despacho». Con ese teléfono puesto, Marta pasa a él las llamadas urgentes a cualquier hora, también de noche y en festivo, y también la llamada de quien insiste en hablar con una persona. Antes toma el recado y te lo manda por correo: lo tienes aunque nadie conteste.

Comunidades que administra el despacho

Una por línea, con su nombre y su dirección. Así Marta sabe de qué comunidad le hablan cuando llama un vecino.

Comunidad de Propietarios calle Mayor 12, Alcalá de Henares Residencial Los Olivos, avenida del Parque 45, Alcalá de Henares Comunidad de Propietarios plaza de la Fuente 3, Torrejón de Ardoz

Otras cosas que conviene saber

Lo que le contarías a una persona nueva en el despacho: los proveedores habituales, lo propio de cada comunidad, las preguntas de siempre.

El fontanero habitual es Fontanería Ruiz, 600 111 222. La junta de calle Mayor 12 es el último jueves de cada mes. El estado de una derrama se consulta por correo al despacho, no por teléfono.

Guarda y pruébalo

Pulsa «Guardar». Aparece «Guardado. Se aplica a partir de la próxima conversación». Para oírlo, llama a la línea de prueba desde tu móvil, o a su número si ya lo tiene, y habla con Marta como si fueras un vecino: pregúntale el horario, dile que hay una fuga en el portal. Cada llamada queda en tu panel, con su transcripción y su grabación.

Lo que te llega

Cada recado te llega al momento por correo electrónico, al correo que escribas en el apartado «Quién recibe los recados», también en «Ajustes». Puedes poner varios, separados por comas. El asunto dice quién llamó: «Fincas Garrido · Marta · Nuevo recado de Luis Pérez». Si es una urgencia, empieza por URGENTE. Dentro van el nombre, el teléfono y el correo del vecino, el motivo y las notas de la llamada, con la dirección de la finca.

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